Phần Mềm Quản Lý Tiệm Hoa Tươi Offline: 6 Tính Năng Theo Dõi Độ Tươi Và Giao Đúng Giờ
Tiệm hoa tươi bán sản phẩm có hạn sử dụng tính bằng giờ: hoa ly nhập sáng thứ hai, tới chiều thứ năm đã mất giá một nửa, tới thứ bảy thì bỏ. Một đơn hoa cưới 5 triệu gồm 8 loại hoa giao 6 giờ sáng thứ bảy, trễ một tiếng là trễ cả lễ cưới. Bài này nêu 6 tính năng phần mềm offline giữ tiệm hoa kiểm soát được độ tươi từng bó và giao đúng từng giờ.
1. Kho theo ngày nhập và độ tươi từng loại hoa
Mỗi lô hoa nhập ghi rõ ngày nhập, nhà cung cấp, loại hoa và số lượng cành. Tính năng cần: tồn kho theo ngày nhập từng loại, cảnh báo hoa quá 3 ngày chưa bán, bán ưu tiên lô nhập trước, báo cáo hoa phải bỏ theo tuần để biết nhập thừa loại nào.
Hoa héo mà vẫn cắm bó bán thì mất khách vĩnh viễn, khách mua hoa nhìn cánh là biết hoa mới hay hoa cũ. Nhập lô nào ghi ngày lô đó, bán ưu tiên lô nhập trước, cuối ngày kiểm lô nào phải xả.
Xem thêm phần mềm quản lý tiệm hoa tươi offline: 6 tính năng tránh bán nhầm hoa hết hạn về kiểm soát độ tươi từng bó.
2. Đơn đặt trước và lịch giao theo giờ
Khách đặt hoa cưới, hoa khai trương, hoa sinh nhật trước 3-10 ngày, mỗi đơn một giờ giao khác nhau. Tính năng cần: đơn đặt trước ghi ngày giao và giờ giao, trạng thái từng đơn (chờ làm, đang bó, sẵn sàng giao, đã giao), cảnh báo đơn tới hạn trong 24 giờ, lịch giao theo ngày để biết ngày nào nhiều đơn.
Ngày 8/3 một tiệm nhận 100-150 đơn, không có lịch giao thì rối. Hệ thống sắp đơn theo giờ giao, thợ bó theo thứ tự, shipper đi theo tuyến, không sót đơn nào.
3. Giá bó hoa theo loại hoa và số lượng cành
Một bó 20 bông hồng khác bó 50 bông hồng, hoa nhập và hoa Đà Lạt khác giá, ngày lễ và ngày thường khác giá. Tính năng cần: bảng giá theo loại hoa và số cành, giá ngày lễ và ngày thường riêng, chi phí phụ (giấy gói, ruy băng, thiệp, phí giao xa) tính riêng từng khoản.
Báo giá miệng theo cảm tính thì mỗi nhân viên một giá, khách so sánh là mất lòng. Có bảng giá trong máy thì ai tính cũng giống nhau, ngày lễ tăng giá có cơ sở.
4. Khách quen và dịp lễ của từng khách
Khách mua hoa sinh nhật vợ mỗi năm, hoa kỷ niệm công ty mỗi quý, hoa viếng khi có việc. Tính năng cần: lưu dịp lễ của từng khách (sinh nhật, kỷ niệm, ngày cưới), nhắc trước dịp 3-5 ngày, lịch sử mua từng dịp để gợi ý bó tương tự năm trước.
Khách không nhớ sinh nhật vợ còn mấy ngày, tiệm nhớ giùm và nhắn trước thì khách đặt của mình. Nhắc đúng dịp là tính năng sinh doanh thu đều nhất của tiệm hoa, đặc biệt dịp 8/3, 20/10, Valentine.
Xem thêm phần mềm quản lý shop hoa tươi: tối ưu hóa kinh doanh hiệu quả về quản lý bán hàng và khách quen.
5. Hoa sự kiện: cưới, khai trương và hội nghị
Đơn sự kiện khác đơn lẻ: số lượng lớn, nhiều loại hoa, lắp đặt tại chỗ, thu dọn sau sự kiện. Tính năng cần: đơn sự kiện ghi chi tiết từng hạng mục (cổng hoa, bàn gallery, xe hoa, hoa cầm tay), đặt cọc và thanh toán theo đợt, lịch lắp đặt và thu dọn, ký nhận từng hạng mục khi bàn giao.
Đơn cưới 20 triệu mà ghi trong giấy nhớ thì sót hạng mục là lỗ. Hệ thống ghi từng hạng mục, thu cọc 50%, thu đủ trước ngày cưới, thợ lắp theo checklist, khách ký nhận từng phần.
6. Tính tiền offline và xả hàng cuối ngày
Mất mạng ngày lễ không được dừng thu tiền. Tính năng cần: tính tiền và in hóa đơn khi mất mạng, xả hàng cuối ngày lễ bằng giảm giá theo giờ (chiều 8/3 giảm 30%, tối giảm 50%), ghi nhận hoa bỏ để tính đúng lỗ lãi.
Hoa cuối ngày lễ không bán thì bỏ, bán được nửa giá vẫn hơn bỏ. Hệ thống cho phép giảm giá theo khung giờ mà vẫn ghi đúng doanh thu từng đơn.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm cho tiệm hoa tươi
| Tính năng | Mức bắt buộc | Vì sao |
|---|---|---|
| Kho theo ngày nhập và độ tươi | Bắt buộc | Hoa quá 3 ngày là mất giá một nửa |
| Đơn đặt trước và lịch giao theo giờ | Bắt buộc | Trễ một tiếng là trễ cả lễ cưới |
| Bảng giá theo loại hoa và số cành | Bắt buộc | Báo giá miệng thì mỗi nhân viên một giá |
| Dịp lễ từng khách và nhắc trước | Bắt buộc | Nhắc đúng dịp là ra đơn đều nhất |
| Đơn sự kiện theo hạng mục và đặt cọc | Bắt buộc | Đơn 20 triệu ghi giấy nhớ là sót |
| Tính tiền offline và xả hàng cuối ngày | Bắt buộc | Ngày lễ mất mạng không được dừng |
| Báo cáo hoa bỏ theo tuần | Nên có | Biết nhập thừa loại nào để cắt |
| Lịch giao theo ngày lễ lớn | Nên có | 8/3 nhận 150 đơn phải sắp tuyến |
Triển khai cho tiệm hoa tươi
- Tuần 1: nhập tồn kho theo ngày nhập từng loại; nhập dịp lễ của toàn bộ khách quen
- Tuần 2: đưa đơn đặt trước và lịch giao vào dùng; chuẩn hóa bảng giá theo loại hoa ngày thường và ngày lễ
- Tuần 3: bật nhắc dịp lễ trước 3-5 ngày; lập quy trình đơn sự kiện theo hạng mục và đặt cọc
- Tháng thứ 2: so tỷ lệ hoa bỏ và trễ giao theo tuần, điều chỉnh lượng nhập và tuyến shipper
Độ tươi và lịch giao là nền. Nhập đúng hai thứ này từ đầu, các tính năng còn lại chỉ là cách dùng chung dữ liệu đó.
Câu hỏi thường gặp
Hoa nhập về héo một phần thì sao?
Phân loại ngay lúc nhập: cành đẹp bán giá thường, cành hơi héo xả bó nhỏ giá rẻ trong ngày, cành hỏng bỏ và ghi nhận để trừ công nợ nhà cung cấp. Không trộn hoa héo vào bó giá thường.
Khách đổi giờ giao gấp thì sao?
Sửa giờ giao trong đơn, hệ thống cảnh báo nếu trùng tuyến shipper khác. Phí giao gấp tính thêm nếu phải đi riêng chuyến. Ghi nhận thay đổi để thợ bó ưu tiên đơn đó.
Ngày lễ quá tải thì nhận đơn thế nào?
Đóng đơn đặt trước khi đủ sức làm, chỉ nhận đơn lấy tại quầy sau giờ đó. Hệ thống đếm đơn theo giờ giao, báo đầy khi vượt sức thợ và shipper. Nhận quá sức thì trễ hàng loạt, mất khách cả năm.
Hoa cưới còn thừa sau sự kiện thì sao?
Thỏa thuận trước với khách: hoa thừa thuộc về ai, có thu dọn không. Ghi trong đơn sự kiện lúc ký. Hoa thừa đẹp thì tận dụng bó nhỏ bán ngày hôm sau, hoa hỏng thì bỏ và ghi nhận.
Kết luận
Tiệm hoa tươi thắng bằng bán đúng độ tươi và giao đúng từng giờ. Ba tính năng tạo khác biệt là kho theo ngày nhập từng loại hoa, đơn đặt trước và lịch giao theo giờ, và nhắc dịp lễ từng khách trước 3-5 ngày. Thêm bảng giá theo loại hoa, đơn sự kiện theo hạng mục, và tính tiền offline xả hàng cuối ngày, tiệm giao đúng hẹn mà không phụ thuộc trí nhớ của bất kỳ nhân viên nào.
Bài liên quan:
- Mở spa thú cưng: chi phí, lưu ý và bí quyết thành công
- Phần mềm quản lý shop hoa tươi: tối ưu hóa kinh doanh hiệu quả
- Phần mềm quản lý tiệm hoa tươi offline: 6 tính năng tránh bán nhầm hoa hết hạn
Nguồn ảnh: Dicksons Florist flower shop của WayneRay, Wikimedia Commons — giấy phép CC BY-SA 4.0.
