Phần Mềm Quản Lý Cửa Hàng Mắt Kính Offline: 6 Tính Năng Đo Mắt, Kê Đơn Và Theo Dõi Gọng Kính
Cửa hàng mắt kính bán hai thứ cùng lúc: dịch vụ đo mắt và bán gọng kính tròng kính. Một khách đo mắt buổi sáng, chọn gọng buổi chiều, lấy tròng kính hai ngày sau; khách cũ quay lại đo lại mắt mỗi năm. Hai dòng tiền chung một khách, chung một hồ sơ. Bài này nêu 6 tính năng phần mềm offline quản chung đo mắt và bán hàng trong một máy.
1. Hồ sơ đo mắt và kê đơn từng khách
Mỗi khách một hồ sơ đo mắt: độ cận viễn loạn từng mắt, khoảng cách đồng tử, ngày đo, tên bác sĩ đo, loại tròng kính khuyến nghị. Tính năng cần: lưu lịch sử đo mắt theo thời gian, so sánh độ giữa các lần đo, cảnh báo khi độ thay đổi quá nhanh, in kê đơn cho khách giữ.
Khách quay lại đo lại mắt thì không phải đo lại từ đầu nếu còn trong hạn. Có lịch sử đo thì bác sĩ thấy xu hướng thay đổi độ, tư vấn đúng hơn.
Xem thêm phần mềm quản lý cửa hàng mắt kính offline: 7 tính năng quyết định vòng đời khách về quản lý khách hàng và đo mắt.
2. Gọng kính và tròng kính tách riêng trong kho
Gọng và tròng là hai mặt hàng khác nhau: gọng theo kiểu dáng và size, tròng theo độ và loại (đơn tròng, đa tiêu, chống ánh xanh). Tính năng cần: tồn kho gọng theo kiểu và size, tồn kho tròng theo độ và loại, cảnh báo khi một size gọng hết, đặt hàng lại theo doanh số từng size.
Gọng bán chạy size 52 mà size 54 không bán là chuyện thường. Quản kho theo size thì biết đặt đúng size cần, không để vốn bị khóa trong size bán chậm.
3. Đơn hàng và lắp kính nhiều công đoạn
Một đơn gồm: chọn gọng, chọn tròng, đo mắt, gửi xưởng cắt tròng, lắp vào gọng, kiểm tra và giao khách. Tính năng cần: mã đơn riêng, trạng thái từng công đoạn (chờ cắt tròng, đang lắp, kiểm tra, sẵn sàng giao), ngày giao hẹn, nhắc lịch theo từng công đoạn.
Khách gọi hỏi kính của mình đang ở bước nào thì nhân viên phải trả lời ngay. Hệ thống ghi trạng thái từng công đoạn nên trả lời được trong 5 giây, không phải gọi xưởng hỏi.
4. Giá gọng và tròng theo loại và theo chương trình
Gọng kim loại, gọng nhựa, gọng titan khác giá; tròng đơn tròng, đa tiêu, chống ánh xanh khác giá. Tính năng cần: bảng giá theo loại gọng và loại tròng, combo gọng + tròng với giá gộp, chương trình giảm giá cho khách thân thiết, ghi nhận lý do điều chỉnh giá.
Báo giá miệng theo cảm tính thì mỗi nhân viên một giá, khách so sánh là mất lòng. Có bảng giá trong máy thì ai tính cũng giống nhau.
5. Gói bảo hành và chăm sóc sau bán hàng
Kính bị cong vênh, ốc lỏng, tròng bị trầy sau 3 tháng: khách mang tới sửa. Tính năng cần: gói bảo hành ghi thời hạn và phạm vi, lịch sử sửa chữa từng đơn, nhắc bảo hành định kỳ, ghi nhận đánh giá sau giao.
Chăm sóc sau bán là nguồn khách mới của cửa hàng mắt kính: khách hài lòng giới thiệu người quen, khách không hài lòng đăng đánh giá xấu. Một cuộc gọi hỏi thăm sau một tuần giao xong đáng giá hơn cả quảng cáo.
6. Tính tiền offline và nhắc đo lại mắt đúng chu kỳ
Mất mạng giờ cao điểm không được dừng thu tiền. Tính năng cần: tính tiền và in hóa đơn khi mất mạng, nhắc đo lại mắt theo chu kỳ (trẻ em 6 tháng, người lớn 1 năm), nhắc bảo hành và bảo trì định kỳ.
Nhắc đo lại mắt đúng chu kỳ là tính năng sinh doanh thu đều nhất của cửa hàng mắt kính. Khách không nhớ mắt mình còn bao lâu thì nên đo lại, cửa hàng nhớ giùm thì khách khỏi đi đâu khác.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm cho cửa hàng mắt kính
| Tính năng | Mức bắt buộc | Vì sao |
|---|---|---|
| Hồ sơ đo mắt và kê đơn từng khách | Bắt buộc | Khách quay lại đo lại mắt mỗi năm |
| Gọng và tròng tách riêng trong kho | Bắt buộc | Hai mặt hàng khác nhau, quản khác nhau |
| Đơn hàng và trạng thái công đoạn | Bắt buộc | Khách hỏi kính đang ở bước nào |
| Bảng giá theo loại và chương trình | Bắt buộc | Báo giá miệng thì mỗi nhân viên một giá |
| Gói bảo hành và chăm sóc sau bán | Bắt buộc | Chăm sóc sau bán là nguồn khách mới |
| Tính tiền offline và nhắc đo lại mắt | Bắt buộc | Mất mạng không được dừng, nhắc đúng ngày là ra đơn |
| Báo cáo gọng bán chạy và tròng tồn | Nên có | Biết đặt hàng đúng size và độ |
| Cảnh báo size gọng hết | Nên có | Đặt hàng lại kịp trước khi hết |
Triển khai cho cửa hàng mắt kính
- Tuần 1: nhập hồ sơ đo mắt toàn bộ khách quen; nhập tồn kho gọng theo size và tròng theo độ
- Tuần 2: đưa đơn hàng và trạng thái công đoạn vào dùng; chuẩn hóa bảng giá theo loại và chương trình
- Tuần 3: mở gói bảo hành; bật nhắc đo lại mắt theo chu kỳ từng khách
- Tháng thứ 2: so tỷ lệ trễ giao và đổi trả theo công đoạn, điều chỉnh quy trình xưởng và lắp kính
Hồ sơ đo mắt và kho gọng tròng là nền. Nhập đúng hai thứ này từ đầu, các tính năng còn lại chỉ là cách dùng chung dữ liệu đó.
Câu hỏi thường gặp
Khách chọn gọng trước đo mắt thì sao?
Đo mắt trước khi chọn gọng để biết độ và loại tròng phù hợp. Chọn gọng trước thì phải kiểm tra size gọng có chứa được tròng độ cao không. Hệ thống cảnh báo khi gọng không phù hợp với độ khách.
Tròng kính bị trầy trong thời gian bảo hành thì sao?
Kiểm tra lý do trầy: lỗi sản xuất thì đổi mới, lỗi do khách thì tính phí thay tròng. Gói bảo hành ghi rõ phạm vi và điều kiện. Nhân viên xử lý theo quy trình thống nhất, không tranh cãi.
Khách mang kính cũ tới đo lại độ thì sao?
Lưu hồ sơ đo mắt mới, so sánh với lần trước. Nếu độ thay đổi nhiều thì cảnh báo và tư vấn thêm. Khách giữ kính cũ để tham khảo kiểu dáng và size gọng.
Cửa hàng nhỏ có cần quản công đoạn không?
Cần, vì một đơn đi qua 3-4 công đoạn và khách hỏi kính đang ở đâu. Dù nhỏ, quản trạng thái từng công đoạn giúp nhân viên trả lời nhanh và không mất khách vì chờ đợi.
Kết luận
Cửa hàng mắt kính thắng bằng nhớ độ mắt từng khách và giữ đúng lịch công đoạn. Ba tính năng tạo khác biệt là hồ sơ đo mắt và kê đơn từng khách, gọng và tròng tách riêng trong kho, và đơn hàng theo trạng thái công đoạn. Thêm bảng giá theo loại, gói bảo hành và chăm sóc sau bán, và tính tiền offline, cửa hàng giữ được khách quen quay lại đều mà không phụ thuộc trí nhớ của bất kỳ nhân viên nào.
Bài liên quan:
- Phần mềm bán hàng cửa hàng kính mắt offline: quản lý toàn diện hiệu quả
- Phần mềm quản lý cửa hàng mắt kính offline: 7 tính năng quyết định vòng đời khách
- Giải pháp phần mềm tối ưu cho chuỗi cửa hàng mắt kính
Nguồn ảnh: A wide range of eyeglasses in different shapes của Shixart1985, Wikimedia Commons — giấy phép CC BY 2.0.
