Phần Mềm Quản Lý Tiệm May Đo Offline: 6 Tính Năng Theo Dõi Đơn May, Sửa Lại Và Giao Hàng Đúng Hẹn
Tiệm may đo nhận đơn theo kiểu miệng: khách mặc sẵn đồ, thợ kéo một cái, đo nhanh vài chỗ, ghi vào sổ "áo dài, sửa eo, gấp 3 ngày". Tuần sau khách hỏi hàng xong chưa, thợ lật sổ — sổ nằm trong đầu ba bảng khác nhau, mà sửa áo dài còn cần đo lại người khác.
Tiệm nhận 40-60 đơn/tuần, mỗi đơn đi qua 5 bước: đo, cắt, may, hoàn thiện, giao. Được lãnh 3-4 nghìn một bộ, sai khớp một đơn là mất khách quen nhiều năm. Bài này nêu 6 tính năng phần mềm offline giữ tiệm may đo đúng hẹn và biết lãi từng đơn.
1. Phiếu đo gắn với thông tin khách và thợ phụ trách
Mỗi lượt khách là một phiếu đo: số đo ngực, eo, tay, hông, chiều dài; tên khách, số điện thoại, thợ phụ trách, ngày hẹn trả. Tính năng cần: mở phiếu đo trong 2 phút, lưu số đo theo khách để lần sau khách tới chỉ việc so lại, in phiếu cắt cho người cắt vải.
Số đo lưu theo từng khách thì lần sau khách tới không phải đo lại từ đầu. Khách đo 20 chỉ số mỗi lần thì mất 15 phút mà lần sau lại phải đo vì không nhớ chỗ nào lệch — có dữ liệu cũ thì so 3 chỉ số là xong.
2. Tiến độ từng đơn: đang cắt, đang may, đã hoàn thiện
30 đơn cùng lúc, biết đơn nào kẹt ở đâu là việc quyết định ngày có giao được hàng không. Tính năng cần: chuyển trạng thái từng đơn, bảng đếm đơn theo trạng thái, cảnh báo đơn quá hạn so với ngày hẹn.
Chủ tiệm mở máy thấy 6 đơn quá hẹn 1 ngày — biết ngay phải đẩy tay hoặc gọi khách báo. Không có bảng này thì chỉ biết khi khách gọi mà than phiền, lúc đó mới chạy đi tìm.
Xem thêm phần mềm quản lý kho và vật tư tối ưu giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp dệt may về quản lý vải cuộn và phụ liệu may.
3. Quản lý vải cuộn theo mét và phế phẩm
Vải cuộn 3m, sau đơn còn 1,2m; vải chỉ còn vừa ngắn nữa nhưng bán như còn nguyên cuộn. Tính năng cần: ghi tồn vải theo mét thực, ghi vải cắt cho từng đơn trừ vào cuộn đúng mã màu, thống kê phế phẩm theo tuần.
Vải cắt còn 40cm mà ghi còn nguyên cuộn thì sau vài đơn là hết vải mà không hiểu vì sao. Có thống kê phế phẩm, biết đơn nào lãi rồi sửa cách cắt cho hợp lý.
4. Sửa lại: ghi nguyên nhân và phí sửa
Sửa áo dài họp eo 50k, sửa tay áo 40k, thay khóa 30k — mỗi kiểu sửa có giá khác nhau và mất ít thời gian hơn may mới. Tính năng cần: phiếu sửa riêng ghi mã đơn cũ, mức phí sửa theo loại, thống kê đơn sửa và đơn may mới riêng.
Trộn đơn sửa với đơn may mới thì báo cáo tổng lãi không nghĩa gì — may mới lãi 40%, sửa lãi 80%, gộp ra mức trung bình không dẫn tới quyết định nào. Tách riêng thì biết nên dồn công vào phần nào.
5. Lịch thử đồ và bàn giao cho khách
Khách thử đồ chỉnh sửa thường tới 2-3 lần. Tính năng cần: hẹn lịch thử đồ theo khách, ghi nhận chỉnh sửa sau thử, in giấy thử đồ kèm số đơn để thợ dễ đối chiếu.
Hẹn thử đồ mà quên lịch thì khách chờ ở cửa hàng còn đơn chưa xong — mất thiện cảm. Có lịch thử trong máy thì nhân viên nhìn ra ngay hôm nay có mấy vị hẹn, cắt vải và sửa kịp.
6. Tính tiền offline, in phiếu giao kèm số đo
Tính tiền theo phí may + phí phụ liệu + tiền sửa, tùy thỏa hợp đồng từng đơn. Tính năng cần: ghi giá thỏa thuận ngay khi nhận đơn, tính tiền offline khi mất mạng, in phiếu giao kèm ngày hẹn và đúng số đo của khách.
Ghi giá thỏa thuận lúc nhận thì lúc giao không có cãi. Ghi lúc giao thì khách nói "hôm đó anh không hứa giá đó" là thành chuyện. Phiếu giao in ra có số đơn và ngày hẹn thì việc bàn giao không cần ai nhớ.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm cho tiệm may đo
| Tính năng | Mức bắt buộc | Vì sao |
|---|---|---|
| Phiếu đo lưu theo khách | Bắt buộc | Đo lại từ đầu mỗi lần mất 15 phút |
| Bảng trạng thái đơn + cảnh báo quá hẹn | Bắt buộc | 40 đơn, không biết đơn nào kẹt |
| Tồn vải theo mét thực, trừ theo mã màu | Bắt buộc | Cắt còn 40cm mà ghi còn nguyên cuộn |
| Phiếu sửa riêng với phí sửa | Bắt buộc | Trộn sửa với may mới thì báo cáo lãi vô nghĩa |
| Lịch thử đồ | Bắt buộc | Khách chờ ở cửa hàng là mất thiện cảm |
| In phiếu giao kèm số đơn, ngày hẹn | Bắt buộc | Bàn giao không cần ai nhớ |
| Tính tiền offline | Bắt buộc | Máy may cũ, wifi yếu |
| Chạy trên máy tính tại xưởng | Bắt buộc | Dữ liệu nằm chỗ làm việc |
Triển khai cho tiệm may đo
- Tuần 1: nhập giá thỏa thuận cho 20 dịch vụ hay dùng (may áo dài, may sơ mi, sửa eo, thay khóa); nhập tồn vải hiện có
- Tuần 2: mở phiếu đo cho khách mới; lưu số đo theo khách quen để tái dùng
- Tuần 3: gắn trạng thái đơn; đưa lịch thử đồ lên bảng ở cửa
- Tháng thứ 2: so tỷ lệ đơn đúng hẹn và tỷ lệ sửa lại, điều chỉnh giá dịch vụ
Phiếu đo là nền. Nhập số đo theo khách từ đơn đầu tiên, tháng sau mỗi khách quay lại là có sẵn dữ liệu để sửa nhanh.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm may vừa may vừa bán vải cuộn thì quản lý thế nào?
Vải cuộn nằm ở kho hàng bán ra, tách khỏi vải dùng để may. Hai loại vải cùng mã màu nhưng một loại cắt để bán, một loại cắt để may — nếu gộp sẽ không biết còn bao nhiêu đem may.
Khách sửa lại ở khoảng cách xa thì sao?
Phiếu đo lưu đủ số đo và ghi chú đặc điểm (tay áo dài bao nhiêu, eo lệch trái hay phải) để thợ ở xa vẫn may đúng. Trả lại đơn sau đó lưu vào hồ sơ khách để lần sau dễ hơn.
Có cần quản lý nhân viên và lương theo sản phẩm không?
Nên tách theo phần việc: thợ cắt, thợ may, thợ hoàn thiện. Công thức lương mỗi vai khác nhau, ghi vào từng đơn ai làm bước nào thì cuối kỳ cộng ra, không cần ngồi tính tay.
Đơn hàng số lượng lớn như đồng phục công ty thì tính sao?
Đơn lớn tách theo lô: mỗi lô ghi số lượng, tiến độ và thời hạn riêng. Tiến độ tính trên tổng số lượng để biết còn bao nhiêu, thay vì đánh dấu đơn xong hoặc chưa xong.
Kết luận
Tiệm may đo thắng bằng giao hàng đúng hẹn và biết lãi từng đơn. Ba tính năng tạo khác biệt là phiếu đo lưu theo khách, bảng trạng thái đơn, và tồn vải theo mét thực. Thêm phiếu sửa riêng, lịch thử đồ, và phiếu giao in kèm ngày hẹn, tiệm chuyển từ quản lý bằng sổ tay sang quản lý bằng dữ liệu — khách quay lại vì tin chứ không phải vì nhớ.
Bài liên quan:
- Phần mềm quản lý kho và vật tư tối ưu giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp dệt may
- Giải pháp phần mềm quản lý bán hàng offline tối ưu vận hành cho cửa hàng bán lẻ
- Phần mềm quản lý cửa hàng thời trang trẻ em quản lý tối ưu
Nguồn ảnh: Wikimedia Commons — tác giả Sajid213, giấy phép CC BY-SA 3.0.