Phần Mềm Quản Lý Xưởng Sửa Xe Ô Tô Offline: 6 Tính Năng Theo Dõi Xe Đang Sửa Không Thất Lạc
Xưởng sửa xe ô tô bán hai thứ cùng lúc: dịch vụ sửa chữa tại xưởng và bán phụ tùng mang về. Một khách mang xe tới sửa phanh sáng thứ hai, lấy xe chiều thứ tư; chủ xưởng phải biết xe đang ở công đoạn nào, nhân viên nào đang làm, phụ tùng đã dùng bao nhiêu. Bài này nêu 6 tính năng phần mềm offline quản chung sửa chữa và bán phụ tùng trong một máy.
1. Phiếu sửa và trạng thái công đoạn từng xe
Mỗi xe một phiếu sửa: biển số, chủ xe, hiện tượng, công đoạn hiện tại (tiếp nhận, chuẩn đoán, sửa chữa, kiểm tra, bàn giao). Tính năng cần: mã phiếu riêng, trạng thái từng công đoạn, ngày hẹn giao xe, nhắc lịch theo từng công đoạn, cảnh báo khi xe quá hạn giao.
Khách gọi hỏi xe của mình đang ở đâu thì nhân viên phải trả lời ngay. Hệ thống ghi trạng thái từng công đoạn nên trả lời được trong 5 giây, không phải đi xuống xưởng hỏi.
Xem thêm phần mềm quản lý tiệm sửa xe máy offline: 6 tính năng theo dõi xe đang sửa không thất lạc về quản lý xe và công đoạn sửa chữa.
2. Phụ tùng và vật tư theo mã xe
Phụ tùng khác nhau theo đời xe và đời máy: lọc dầu Camry khác Civic, má phanh Fortuner khác Vios. Tính năng cần: tồn kho phụ tùng theo mã xe và đời xe, cảnh báo khi một mã phụ tùng hết, đặt hàng lại theo doanh số từng mã, ghi nhận phụ tùng đã dùng cho từng xe.
Vốn bị khóa trong phụ tùng bán chậm là chuyện thường. Quản kho theo mã xe thì biết đặt đúng mã cần, không để vốn bị khóa trong mã bán chậm.
3. Báo giá và công tiền theo công đoạn
Báo giá sửa xe gồm: công tiền tháo lắp, công tiền chẩn đoán, tiền phụ tùng, phụ phí. Tính năng cần: bảng giá công tiền theo công đoạn, báo giá dự kiến gửi khách trước khi làm, ghi nhận lý do điều chỉnh giá, so sánh báo giá và thanh toán thực tế.
Báo giá miệng theo cảm tính thì mỗi nhân viên một giá, khách so sánh là mất lòng. Có bảng giá trong máy thì ai tính cũng giống nhau và kiểm toán được.
4. Khách quen và lịch bảo dưỡng từng xe
Xe cần bảo dưỡng định kỳ: thay dầu 5000 km, lọc gió 10000 km, má phanh 30000 km. Tính năng cần: lưu lịch sử sửa từng xe, nhắc bảo dưỡng theo km và theo thời gian, cảnh báo khi xe quá hạn bảo dưỡng, gợi ý gói bảo dưỡng theo đời xe.
Nhắc bảo dưỡng đúng lúc là tính năng sinh doanh thu đều nhất của xưởng. Khách không nhớ xe mình còn bao nhiêu km thì nên bảo dưỡng, xưởng nhớ giùm thì khách khỏi đi đâu khác.
5. Hóa đơn bán phụ tùng và sửa chữa chung một máy
Khách sửa xe xong mua thêm phụ tùng mang về: gộp một hóa đơn ghi rõ dòng sửa chữa và dòng bán phụ tùng. Tính năng cần: một hóa đơn ghi được cả dịch vụ và hàng hóa, tách dòng rõ ràng để cuối ngày biết dịch vụ đóng góp bao nhiêu, bán phụ tùng đóng góp bao nhiêu.
Tách hai hóa đơn thì khách khó chịu, gộp chung mà không tách dòng thì chủ không biết mảng nào nuôi xưởng. Gộp mà tách được dòng là đúng nhất.
6. Tính tiền offline và nhắc bảo dưỡng đúng chu kỳ
Mất mạng giờ cao điểm không được dừng thu tiền. Tính năng cần: tính tiền và in hóa đơn khi mất mạng, lưu số điện thoại để nhắc bảo dưỡng khi tới chu kỳ (xe đi 5000 km thì ngày 4000 km nhắn), nhắc bảo hành và bảo trì định kỳ.
Nhắc bảo dưỡng đúng ngày hết km là tính năng sinh doanh thu đều nhất của xưởng ô tô. Khách không nhớ xe còn bao nhiêu km, xưởng nhớ giùm thì khách khỏi đi đâu khác.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm cho xưởng sửa xe ô tô
| Tính năng | Mức bắt buộc | Vì sao |
|---|---|---|
| Phiếu sửa và trạng thái công đoạn | Bắt buộc | Khách hỏi xe đang ở đâu |
| Phụ tùng theo mã xe và đời xe | Bắt buộc | Vốn bị khóa trong mã bán chậm |
| Báo giá và công tiền theo công đoạn | Bắt buộc | Báo giá miệng thì mỗi nhân viên một giá |
| Khách quen và lịch bảo dưỡng từng xe | Bắt buộc | Nhắc đúng lúc là ra đơn đều nhất |
| Hóa đơn chung sửa chữa và phụ tùng | Bắt buộc | Biết mảng nào nuôi xưởng |
| Tính tiền offline và nhắc bảo dưỡng | Bắt buộc | Mất mạng không được dừng, nhắc đúng km là ra đơn |
| Báo cáo phụ tùng bán chạy và tồn kho | Nên có | Biết đặt hàng đúng mã và đời |
| Cảnh báo mã phụ tùng hết | Nên có | Đặt hàng lại kịp trước khi hết |
Triển khai cho xưởng sửa xe ô tô
- Tuần 1: nhập tồn kho phụ tùng theo mã xe và đời xe; gắn phiếu sửa cho toàn bộ xe đang sửa
- Tuần 2: đưa trạng thái công đoạn vào dùng; chuẩn hóa bảng giá công tiền theo công đoạn
- Tuần 3: mở gói bảo dưỡng; bật nhắc bảo dưỡng theo km từng xe
- Tháng thứ 2: so tỷ lệ trễ giao và đổi trả theo công đoạn, điều chỉnh quy trình xưởng
Phiếu sửa và kho phụ tùng là nền. Nhập đúng hai thứ này từ đầu, các tính năng còn lại chỉ là cách dùng chung dữ liệu đó.
Câu hỏi thường gặp
Khách mang xe tới sửa gấp thì sao?
Ưu tiên xe gấp theo thứ tự công đoạn, cảnh báo nếu phải hoãn xe khác. Phí sửa gấp tính thêm nếu phải làm ngoài giờ. Ghi nhận thay đổi để thợ ưu tiên xe đó.
Phụ tùng không có sẵn thì sao?
Đặt hàng theo mã xe, báo khách thời gian giao xe mới. Hệ thống ghi trạng thái chờ phụ tùng, không để xe nằm xưởng mà không ai biết.
Khách không nhớ km bảo dưỡng thì sao?
Xưởng ghi km tại mỗi lần sửa, nhắc khi tới km bảo dưỡng. Khách tin tưởng xưởng hơn nếu xưởng nhớ giùm.
Xưởng nhỏ có cần quản công đoạn không?
Cần, vì một xe đi qua 4-5 công đoạn và khách hỏi xe đang ở đâu. Dù nhỏ, quản trạng thái từng công đoạn giúp nhân viên trả lời nhanh và không mất khách vì chờ đợi.
Kết luận
Xưởng sửa xe ô tô thắng bằng nhớ xe đang sửa và nhắc đúng km bảo dưỡng. Ba tính năng tạo khác biệt là phiếu sửa và trạng thái công đoạn, phụ tùng theo mã xe và đời xe, và khách quen và lịch bảo dưỡng từng xe. Thêm báo giá và công tiền theo công đoạn, hóa đơn chung sửa chữa và phụ tùng, và tính tiền offline, xưởng giữ được khách quen quay lại đều mà không phụ thuộc trí nhớ của bất kỳ nhân viên nào.
Bài liên quan:
- Phần Mềm Quản Lý Tiệm Sửa Xe Máy Offline: 6 Tính Năng Theo Dõi Xe Đang Sửa Không Thất Lạc
- Phần mềm bán hàng cửa hàng phụ tùng xe máy offline: giải pháp quản lý toàn diện hiệu quả
- Phần mềm quản lý cửa hàng xe máy offline: giải pháp toàn diện hiệu quả
Nguồn ảnh: Motorcycle repair shop in Thailand, Wikimedia Commons — giấy phép CC BY-SA 4.0. EOF echo written
