Hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính: Chìa khóa tối ưu hiệu quả kinh doanh

Hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính là gì?

\n\nTrong bối cảnh kinh doanh hiện đại, việc quản lý tồn kho chính xác là yếu tố sống còn quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. Đặc biệt, với các ngành hàng có nhiều cách đóng gói hoặc quy đổi đơn vị tính khác nhau (ví dụ: mua theo thùng, bán theo chai; nhập theo cuộn, xuất theo mét), một hệ thống quản lý kho thông thường sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Đây chính là lúc Hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính phát huy vai trò của mình.\n\nVậy, hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính (Multi Unit of Measure Inventory Management System) là gì? Đơn giản là một phần mềm hoặc hệ thống cho phép doanh nghiệp quản lý một loại hàng hóa với nhiều đơn vị tính khác nhau trên cùng một mã hàng. Hệ thống này cho phép định nghĩa mối quan hệ quy đổi giữa các đơn vị tính (ví dụ: 1 thùng = 24 chai, 1 mét = 100 cm) và tự động quy đổi số lượng khi thực hiện các giao dịch nhập, xuất, kiểm kê.\n\n
\n\n

Tại sao doanh nghiệp cần hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính?

\n\nHệ thống quản lý kho truyền thống thường chỉ cho phép quản lý theo một đơn vị tính duy nhất. Điều này gây ra hàng loạt vấn đề cho các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm có đa đơn vị tính:\n\n

Những thách thức khi thiếu hệ thống đa đơn vị tính

\n\n

\n
• Sai sót trong quy đổi thủ công: Việc quy đổi từ thùng sang chai, từ cuộn sang mét… bằng tay hoặc bảng tính Excel rất dễ xảy ra nhầm lẫn, dẫn đến sai lệch số liệu tồn kho.

\n

• Khó khăn trong kiểm kê: Kiểm kê theo từng đơn vị nhỏ (chai, mét) mất nhiều thời gian, trong khi kiểm kê theo đơn vị lớn (thùng, cuộn) lại không phản ánh chính xác số lượng lẻ còn lại.

\n

• Mất mát doanh thu: Không thể bán hàng theo đơn vị tính nhỏ khi khách cần, hoặc phải bán theo đơn vị lớn gây lãng phí cho khách.

\n

• Thiếu khả năng theo dõi tồn kho chính xác: Không biết chính xác số lượng hàng còn lại theo từng đơn vị tính, dẫn đến tình trạng hết hàng đột ngột hoặc tồn kho quá mức.

\n

• Phức tạp trong quản lý giá bán và giá vốn: Mỗi đơn vị tính có thể có giá bán và cách tính giá vốn khác nhau, gây khó khăn trong việc hạch toán lợi nhuận.

\n

\n\n

Lợi ích vượt trội của hệ thống đa đơn vị tính

\n\nViệc áp dụng hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính mang lại nhiều lợi ích đáng kể:\n\n

\n
• Độ chính xác cao: Tự động quy đổi số lượng theo tỷ lệ đã định nghĩa, loại bỏ hoàn toàn sai sót do con người.

\n

• Quản lý linh hoạt: Nhập kho theo đơn vị tính lớn (thùng), xuất kho theo đơn vị tính nhỏ (chai) một cách dễ dàng.

\n

• Kiểm kê hiệu quả: Có thể kiểm kê theo đơn vị tính phù hợp và hệ thống sẽ tự động cập nhật tổng số lượng theo các đơn vị khác.

\n

• Nâng cao năng lực bán hàng: Đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng, từ mua số lượng lớn theo thùng/cuộn đến mua số lượng nhỏ theo chai/mét.

\n

• Kiểm soát tồn kho chặt chẽ: Luôn nắm bắt được số lượng tồn kho chính xác theo từng đơn vị tính, từ đó đưa ra quyết định đặt hàng hoặc khuyến mãi phù hợp.

\n

• Hạch toán chính xác: Quản lý giá bán và giá vốn chi tiết cho từng đơn vị tính, giúp tính toán lợi nhuận chính xác hơn.

\n

\n\n
\n\n

Đối tượng nào nên sử dụng hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính?

\n\nHệ thống này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp hoạt động trong những ngành nghề mà hàng hóa thường có nhiều cách đóng gói hoặc đơn vị tính khác nhau:\n\n

\n
• Thực phẩm và Đồ uống: Bán theo thùng, lốc, chai, lon, gói.

\n

• Ngành vật liệu xây dựng: Bán theo cuộn (dây điện), theo mét vuông (gạch men), theo kg (sắt thép), theo viên (gạch).

\n

• Ngành may mặc, vải: Bán theo cuộn, theo mét, theo kg.

\n

• Ngành hóa chất, chất lỏng: Bán theo phuy, can, lít, ml.

\n

• Ngành dược phẩm: Bán theo hộp, vỉ, viên, lọ.

\n

• Ngành văn phòng phẩm: Bán theo thùng, hộp, chiếc, cây.

\n

\n\nNếu doanh nghiệp của bạn đang kinh doanh những sản phẩm thuộc các nhóm trên hoặc có đặc thù về đơn vị tính phức tạp, việc đầu tư vào hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính là rất cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh.\n\n
\n\n

Hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính hoạt động như thế nào? (How)

\n\Một hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính hiệu quả cần có các tính năng cốt lõi sau:\n\n

Các tính năng chính

\n\n

\n
• Thiết lập quy đổi đơn vị tính: Cho phép định nghĩa các đơn vị tính chính và phụ cho một sản phẩm, cùng với tỷ lệ quy đổi chính xác giữa chúng (ví dụ: 1 thùng = 24 chai, 1 thùng là đơn vị chính, 24 là hệ số quy đổi, chai là đơn vị phụ).

\n

• Nhập kho đa đơn vị: Khi nhập hàng, hệ thống cho phép nhập số lượng theo bất kỳ đơn vị tính nào đã thiết lập, và tự động quy đổi tổng số lượng về đơn vị tính chuẩn để quản lý tồn kho.

\n

• Xuất kho đa đơn vị: Tương tự, khi bán hàng hoặc xuất kho, có thể xuất theo đơn vị tính phù hợp với nhu cầu giao dịch (bán lẻ theo chai, bán sỉ theo thùng). Hệ thống sẽ trừ tồn kho theo đơn vị tính chuẩn sau khi quy đổi.

\n

• Kiểm kê kho linh hoạt: Cho phép kiểm kê theo đơn vị tính dễ dàng nhất (ví dụ: đếm số thùng và số chai lẻ), hệ thống sẽ tự động tính toán tổng số lượng tồn theo đơn vị tính chuẩn.

\n

• Quản lý giá bán và giá vốn: Thiết lập giá bán và giá vốn riêng cho từng đơn vị tính, đảm bảo tính toán lợi nhuận chính xác cho mọi giao dịch.

\n

• Báo cáo tồn kho chi tiết: Cung cấp các báo cáo tồn kho theo từng đơn vị tính hoặc theo đơn vị tính chuẩn, giúp cái nhìn toàn diện về tình hình kho hàng.

\n

\n\n

Quy trình hoạt động cơ bản

\n\n1. Thiết lập sản phẩm: Tạo mã hàng cho sản phẩm và định nghĩa các đơn vị tính cùng tỷ lệ quy đổi. Ví dụ: Sản phẩm Nước ngọt Cola, Đơn vị chính: Thùng, Đơn vị phụ: Chai, Tỷ lệ: 1 Thùng = 24 Chai.\n2. Nhập kho: Nhập 10 thùng Nước ngọt Cola. Hệ thống tự động hiểu là đã nhập 10 Thùng tương đương 240 Chai vào kho.\n3. Xuất kho: Bán lẻ 5 Chai Nước ngọt Cola. Hệ thống ghi nhận xuất 5 Chai, quy đổi tương đương 5/24 Thùng và cập nhật tồn kho còn lại là 9 Thùng và 19 Chai (hoặc 9.79 Thùng theo đơn vị chuẩn nếu quản lý thập phân).\n4. Kiểm kê: Kiểm kê thấy còn 9 Thùng và 19 Chai. Hệ thống xác nhận số lượng khớp với dữ liệu, hoặc báo cáo chênh lệch nếu có.\n\n
\n\n

Khi nào doanh nghiệp cần đầu tư hệ thống này? (When)

\n\Bạn nên cân nhắc đầu tư vào hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính khi:\n\n

\n
• Doanh nghiệp của bạn đang phải vật lộn với việc quản lý tồn kho do đặc thù đa đơn vị tính.

\n

• Thường xuyên xảy ra sai lệch số liệu tồn kho giữa sổ sách và thực tế.

\n

• Nhân viên kho và bán hàng tốn nhiều thời gian cho việc quy đổi thủ công.

\n

• Khách hàng yêu cầu mua hàng theo nhiều đơn vị tính khác nhau.

\n

• Không thể kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng tồn theo từng đơn vị lẻ.

\n

• Chuẩn bị mở rộng quy mô kinh doanh với danh mục sản phẩm đa dạng hơn.

\n

\n\nViệc đầu tư sớm sẽ giúp doanh nghiệp tránh được những tổn thất không đáng có và xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển.\n\n
\n\n

Hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính được áp dụng ở đâu? (Where)

\n\Hệ thống này có thể được triển khai tại nhiều điểm trong chuỗi cung ứng và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:\n\n

\n
• Kho hàng trung tâm: Nơi quản lý số lượng lớn hàng hóa nhập từ nhà cung cấp.

\n

• Kho chi nhánh/cửa hàng: Nơi lưu trữ và xuất bán trực tiếp cho khách hàng.

\n

• Điểm bán hàng (POS): Tích hợp với phần mềm bán hàng để ghi nhận xuất kho theo đơn vị tính nhỏ khi bán lẻ.

\n

• Phần mềm quản lý tổng thể (ERP): Là một module tích hợp trong hệ thống lớn hơn để quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả kho hàng.

\n

\n\n
\n\n

Làm thế nào để chọn hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính phù hợp? (How to Choose)

\n\Chọn một hệ thống phù hợp là bước quan trọng nhất. Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét:\n\n

\n
• Khả năng thiết lập đa đơn vị tính: Hệ thống có linh hoạt trong việc định nghĩa các đơn vị và tỷ lệ quy đổi không? Có hỗ trợ nhiều cấp quy đổi không (ví dụ: Thùng -> Lốc -> Chai)?

\n

• Tính năng nhập xuất, kiểm kê: Các nghiệp vụ nhập xuất, kiểm kê có hỗ trợ chọn đơn vị tính không? Quá trình quy đổi có tự động và chính xác không?

\n

• Báo cáo: Hệ thống có cung cấp các báo cáo tồn kho, nhập xuất theo từng đơn vị tính chi tiết không?

\n

• Khả năng tích hợp: Hệ thống có dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng như phần mềm bán hàng (POS), phần mềm kế toán, sàn thương mại điện tử không?

\n

• Dễ sử dụng: Giao diện có thân thiện, dễ học và dễ thao tác cho nhân viên không?

\n

• Chi phí: Chi phí triển khai, vận hành và nâng cấp là bao nhiêu? Có phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp không?

\n

• Hỗ trợ từ nhà cung cấp: Nhà cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực của bạn không? Dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng có tốt không?

\n

\n\n

Tham khảo các phần mềm quản lý kho phổ biến

\n\Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm quản lý kho tích hợp tính năng đa đơn vị tính. Một số phần mềm phổ biến bạn có thể tham khảo bao gồm:\n\n

\n
• Ebiz POS: Là một giải pháp quản lý bán hàng và tồn kho nổi bật, Ebiz POS cung cấp tính năng quản lý đa đơn vị tính linh hoạt, giúp các cửa hàng và doanh nghiệp quản lý sản phẩm theo nhiều quy cách đóng gói khác nhau một cách chính xác. Ebiz POS hỗ trợ quy đổi tự động khi nhập, xuất, bán hàng, giúp giảm thiểu sai sót và tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho tại điểm bán và kho hàng.

\n

• Các phần mềm ERP lớn như SAP, Oracle (phù hợp với doanh nghiệp quy mô lớn, chi phí cao).

\n

• Các phần mềm quản lý kho chuyên sâu khác trên thị trường.

\n

\n\nKhi đánh giá, hãy yêu cầu nhà cung cấp demo trực tiếp tính năng quản lý đa đơn vị tính với các sản phẩm đặc thù của doanh nghiệp bạn.\n\n
\n\n

Ví dụ thực tế về áp dụng hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính

\n\nVí dụ, một cửa hàng bán nước giải khát nhập bia theo thùng (24 lon) nhưng bán lẻ theo lon. Nếu không có hệ thống đa đơn vị tính, nhân viên sẽ phải ghi chép thủ công số thùng và số lon lẻ, dễ nhầm lẫn. Khi sử dụng hệ thống, nhập kho 10 thùng, hệ thống ghi nhận 240 lon. Bán 5 lon, hệ thống tự động trừ 5 lon và cập nhật tồn kho còn lại là 9 thùng và 19 lon, hoặc hiển thị 235 lon.\n\nMột ví dụ khác là cửa hàng vật liệu xây dựng nhập dây điện theo cuộn (100 mét) và bán theo mét. Hệ thống cho phép nhập 10 cuộn (1000 mét), bán 5 mét, hệ thống trừ 5 mét và báo tồn kho còn 995 mét, hoặc 9 cuộn và 95 mét tùy theo cách hiển thị.\n\n
\n\nĐể tìm hiểu thêm về tầm quan trọng của quản lý tồn kho, bạn có thể tham khảo các bài viết chuyên sâu từ các trang uy tín. Chẳng hạn, một bài viết trên TheLEADER có thể phân tích cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả ảnh hưởng đến dòng tiền doanh nghiệp. Hoặc CafeF có thể có bài viết về xu hướng ứng dụng công nghệ trong quản lý chuỗi cung ứng, trong đó có phần quản lý kho. (Lưu ý: Đây là ví dụ về loại nội dung có thể liên kết tới, các liên kết thực tế cần được kiểm tra tính tồn tại và phù hợp).\n\n
\n\n

Kết luận

\n\nHệ thống quản lý kho đa đơn vị tính không còn là một tùy chọn mà là một công cụ cần thiết cho các doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm có đặc thù về đơn vị tính phức tạp. Việc đầu tư vào một hệ thống phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý tồn kho, nâng cao độ chính xác, giảm thiểu thất thoát và tăng cường hiệu quả kinh doanh tổng thể. Đừng để việc quản lý đơn vị tính làm chậm bước tiến của doanh nghiệp bạn.\n\n
\n\nTham khảo các giải pháp quản lý kho và bán hàng hiệu quả tại cửa hàng của Pos Ebiz: https://www.phanmempos.com/cua-hang\n\n
\n\nTừ khóa: hệ thống quản lý kho đa đơn vị tính, phần mềm quản lý kho, quản lý tồn kho, đa đơn vị tính, quản lý kho hàng, phần mềm quản lý kho hiệu quả, Ebiz POS