Quản lý tồn kho theo Serial Number: Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp

Quản lý tồn kho hiệu quả là yếu tố then chốt để doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao năng lực cạnh tranh và đáp ứng nhu cầu khách hàng. Trong đó, quản lý kho theo Serial Number (SN) là phương pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, đặc biệt đối với các sản phẩm có giá trị cao hoặc yêu cầu truy xuất nguồn gốc rõ ràng.

Quản lý tồn kho theo Serial Number là gì?

Quản lý tồn kho theo Serial Number là phương pháp quản lý hàng hóa trong kho dựa trên số series duy nhất được gán cho từng sản phẩm. Mỗi sản phẩm sẽ có một mã số riêng biệt, giúp doanh nghiệp theo dõi chi tiết thông tin về sản phẩm đó, từ nguồn gốc, ngày nhập kho, vị trí lưu trữ, đến lịch sử bán hàng và bảo hành.

Ví dụ: Một lô điện thoại iPhone nhập kho, mỗi chiếc sẽ có một số Serial Number khác nhau. Khi bán hàng, phần mềm sẽ ghi nhận số Serial Number của chiếc điện thoại đã bán, giúp dễ dàng tra cứu thông tin khi cần thiết.

Lợi ích của quản lý kho theo Serial Number

Quản lý kho theo Serial Number mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho doanh nghiệp:

1. Theo dõi chính xác từng sản phẩm:

   • Quản lý chi tiết thông tin về nguồn gốc, xuất xứ, ngày nhập, hạn sử dụng (nếu có) của từng sản phẩm.
   • Dễ dàng truy vết sản phẩm bị lỗi hoặc cần thu hồi.

2. Giảm thiểu thất thoát và gian lận:

   • Kiểm soát chặt chẽ số lượng hàng hóa trong kho.
   • Ngăn chặn tình trạng tráo đổi hàng hóa.

3. Nâng cao hiệu quả quản lý bảo hành:

   • Xác định chính xác thời gian bảo hành của từng sản phẩm.
   • Quản lý lịch sử bảo hành chi tiết.

4. Cải thiện dịch vụ khách hàng:

   • Cung cấp thông tin chi tiết về sản phẩm cho khách hàng.
   • Xử lý nhanh chóng các yêu cầu bảo hành, đổi trả.

5. Tối ưu quy trình kiểm kê kho:

   • Tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình kiểm kê.
   • Đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho.

Khi nào nên sử dụng quản lý kho theo Serial Number?

Quản lý kho theo Serial Number đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh các sản phẩm sau:

• Điện tử, điện lạnh (điện thoại, máy tính, tủ lạnh, máy giặt…)
• Thiết bị y tế
• Máy móc công nghiệp
• Ô tô, xe máy
• Trang sức, đồng hồ
• Phần mềm (license key)

Nói chung, các sản phẩm có giá trị cao, cần truy xuất nguồn gốc rõ ràng, hoặc có chế độ bảo hành phức tạp đều nên áp dụng phương pháp quản lý này.

Quy trình quản lý kho theo Serial Number

Quy trình quản lý kho theo Serial Number thường bao gồm các bước sau:

1. Nhập kho:

   • Khi nhập kho, nhân viên kho sẽ quét mã Serial Number của từng sản phẩm.
   • Thông tin về sản phẩm (tên, mô tả, nhà cung cấp, ngày nhập…) được lưu trữ cùng với Serial Number.

2. Xuất kho:

   • Khi xuất kho, nhân viên kho sẽ quét mã Serial Number của sản phẩm được xuất.
   • Hệ thống sẽ ghi nhận thông tin về người mua, ngày bán, và các thông tin liên quan.

3. Kiểm kê kho:

   • Sử dụng máy quét mã vạch để quét Serial Number của tất cả các sản phẩm trong kho.
   • So sánh dữ liệu quét được với dữ liệu trên hệ thống để phát hiện sai lệch.

4. Bảo hành:

   • Khi khách hàng yêu cầu bảo hành, nhân viên sẽ kiểm tra Serial Number của sản phẩm để xác định thời gian bảo hành và lịch sử bảo hành.

Triển khai quản lý kho theo Serial Number hiệu quả

Để triển khai quản lý kho theo Serial Number hiệu quả, doanh nghiệp cần:

• Lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp:
  • Phần mềm phải có khả năng quản lý Serial Number, hỗ trợ quét mã vạch, và tích hợp với các hệ thống khác (kế toán, bán hàng…). Phần mềm Ebiz là một lựa chọn đáng cân nhắc.
• Đào tạo nhân viên:
  • Hướng dẫn nhân viên về quy trình nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa theo Serial Number.
• Xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ:
  • Đảm bảo tất cả các sản phẩm đều được gán Serial Number và quản lý theo đúng quy trình.
• Kiểm tra và đánh giá định kỳ:
  • Thường xuyên kiểm tra và đánh giá hiệu quả của hệ thống quản lý kho để có những điều chỉnh phù hợp.

Phần mềm quản lý kho Ebiz hỗ trợ quản lý Serial Number

Phần mềm quản lý kho Ebiz cung cấp đầy đủ các tính năng để quản lý kho theo Serial Number một cách hiệu quả:

• Quản lý Serial Number chi tiết cho từng sản phẩm.
• Hỗ trợ quét mã vạch để nhập, xuất, kiểm kê hàng hóa nhanh chóng.
• Tự động tạo báo cáo tồn kho theo Serial Number.
• Quản lý lịch sử nhập, xuất, điều chuyển hàng hóa theo Serial Number.
• Tích hợp với các hệ thống khác (kế toán, bán hàng…). Xem thêm tại: https://www.e-biz.com.vn

Ví dụ thực tế về quản lý kho theo Serial Number

Một công ty điện tử chuyên bán điện thoại di động sử dụng phần mềm Ebiz để quản lý kho theo Serial Number. Khi nhập một lô hàng điện thoại iPhone, nhân viên kho sẽ quét mã Serial Number của từng chiếc và nhập thông tin vào hệ thống. Khi bán hàng, nhân viên bán hàng sẽ quét mã Serial Number của chiếc điện thoại bán cho khách. Nhờ vậy, công ty có thể theo dõi chính xác số lượng điện thoại tồn kho, lịch sử bán hàng của từng chiếc, và dễ dàng xử lý các yêu cầu bảo hành.

Kết luận

Quản lý tồn kho theo Serial Number là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng kiểm soát hàng hóa, giảm thiểu thất thoát, và cải thiện dịch vụ khách hàng. Việc lựa chọn phần mềm quản lý kho phù hợp và xây dựng quy trình quản lý chặt chẽ là yếu tố then chốt để triển khai thành công phương pháp quản lý này.

Để tìm hiểu thêm về các giải pháp quản lý kho hiệu quả, hãy truy cập trang web của Ebiz tại https://www.e-biz.com.vn.

Bạn có thể tham khảo thêm các sản phẩm phần mềm quản lý bán hàng tại cửa hàng của Pos Ebiz: https://www.phanmempos.com/cua-hang

Liên hệ để được tư vấn: https://www.facebook.com/phanmembanhangebiz