Bài viết này chúng tôi dùng Microsoft Word 2007, cách thực hiện
cũng tương tự cho Microsoft Word 2003, 2010. Trong Microsoft Word, bạn vào thẻ Review, chọn
Track Changes. Lúc này mọi thay đổi như thêm, xóa, sửa nội
dung tài liệu đều được Microsoft Word ghi nhận và hiển thị ngay
trên tài liệu. Track Changes cho phép bạn thay đổi màu sắc, cách
thức hiển thị các thông tin đã chỉnh sửa. Mặc định, Track Changes
sẽ hiển thị một gạch thẳng đứng bên trái nếu dòng có thay đổi; màu
đỏ và gạch dưới khi chèn thêm văn bản, gạch ngang khi xóa văn
bản. Xem và ẩn Track Changes Track Changes luôn hiển thị các ghi nhận "đầy màu sắc" trên văn
bản, vì vậy nếu cảm thấy hoa mắt bạn có thể ẩn những
hiển thị "rườm rà" này. Bạn vào thẻ Review, ngay bên dưới
thẻ Review là ô hiển thị "Final Showing Markup", nhấn chọn
"Final". Lúc này các ghi nhận của Track Changes sẽ ẩn đi.
Để xem tài liệu gốc, trước khi chỉnh sửa, thay đổi bạn chọn
Original. Thay đổi định dạng, màu sắc Track Changes Vào thẻ Review, chọn Track Changes, Change
Tracking Options. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, định
dạng các thay đổi như thêm, xóa, sửa, di chuyển văn bản. Hoàn tất các thay đổi trên toàn bộ văn bản Trước khi gửi văn bản đi, bạn nên hoàn tất các thay đổi mà bạn
đã thực hiện. Nhấn vào thẻ Review, chọn Accept.
Bạn chọn Accept and Move to Next để hoàn tất từng chỉnh
sửa hay Accept All Changes in Document hoàn tất tất cả các
thay đổi trên tài liệu. Nếu muốn quay lại các thay đổi trước đó,
bạn nhấn chọn nút Reject có dấu x màu đỏ bên cạnh nút
Accept, chọn Reject and Move to Next hay Reject All
Changes in Document. Xem các ghi nhận thay đổi Vào thẻ Review, chọn Reviewing Pane. Lúc này,
mặc định bên trái tài liệu sẽ xuất hiện cửa sổ Reviewing Pane. Tại
đây bạn có thể xem tổng số các thay đổi, chi tiết từng thay đổi.
Bạn có thể tùy chỉnh cửa sổ Reviewing Pane hiển thị bên trái hay
phía dưới tài liệu. Nhấn nút sổ xuống bên phải Reviewing Pane, chọn
Reviewing Pane Veritcal hay Reviewing Pane
Horizontal. Mỗi thay đổi, Track Changes sẽ ghi nhận tên người thay đổi ngay bên cạnh. Nếu tên này không đúng hay chưa rõ ràng, bạn có thể thay đổi bằng cách chọn Track Changes, chọn Change User Name. Cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn mục Popular, và thay đổi thông tin tại ô User name. Cảnh báo tránh lưu các ghi nhận Track Changes trên tài liệu Đôi lần vì quên thực hiện việc hoàn tất các thay đổi mà tài liệu
bạn gửi đến đối tác, khách hàng kèm theo cả các ghi nhận thay
đổi. Để tránh quên thực hiện việc hoàn tất các ghi nhận thay đổi
Track Changes trên tài liệu, bạn vào Track Changes,
Change User Name, cửa sổ Word Option xuất hiện, bạn chọn
mục Trust Center, Trust Center Settings, chọn mục
Privacy Options, nhấn chọn ô Warn before printing,
saving or sending a file that contains tracked changes or
comments. Từ giờ, khi bạn in hay lưu tài liệu vẫn còn ghi nhận
Track Changes, Microsoft Word sẽ cảnh báo bạn. Tùy chọn hiển thị ghi nhận thay đổi của từng nhân viên Khi có nhiều nhân viên (trên các máy tính khác nhau) cùng tham
gia chỉnh sửa tài liệu thì tương ứng mỗi nhân viên, tài liệu sẽ
hiển thị màu sắc các ghi nhận thay đổi khác nhau. Microsoft Word
cho phép bạn tùy chọn hiển thị các ghi nhận thay đổi của từng nhân
viên, vào thẻ Review, Show Markup, Reviewers, chọn nhân
viên. Kích hoạt tự động Track Changes Track Changes không kích hoạt mặc định, tuy nhiên, bạn có thể thiết lập tính năng này tự động kích hoạt. Bên cạnh đó, Microsoft Word còn cho phép bạn khóa Track Change, không cho người khác vô hiệu hóa tính năng này. Vào thẻ Review, chọn Restrict Formatting and Editing. Tại mục số 2 Editing restrictions, chọn Allow only
this type of editing in the document, từ trình đơn thả xuống,
chọn Tracked changes, sau đó tại mục số 3 Start
enforcement nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection Thông tin liên quan
|
|||||||||||
Phần mềm pos của eBiz
|