Phần Mềm Quản Lý Nhà Thuốc GPP Offline: 6 Tính Năng Theo Dõi Hạn Sử Dụng Và Chống Bán Lại Thuốc
Nhà thuốc GPP bán thuốc phải kiểm soát ba thứ cùng lúc: hạn sử dụng từng lô, thuốc kê đơn và thuốc không kê đơn, và đơn thuốc của khách quen mua lại hằng tháng. Một hiệu thuốc 12 m² bán 200-300 lượt/ngày, mỗi lượt 2-5 món, sai một tháng là mất hàng triệu tiền hàng hết date. Bài này nêu 6 tính năng phần mềm offline giữ hiệu thuốc GPP kiểm soát được từng lô từng đơn.
1. Kho theo lô và hạn sử dụng từng sản phẩm
Mỗi lô nhập ghi rõ ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lô và nhà cung cấp. Tính năng cần: tồn kho theo lô từng sản phẩm, cảnh báo thuốc cận date trước 3 tháng, bán ưu tiên lô gần hết date trước, báo cáo lô nào đã hết date để xử lý theo quy trình.
Thuốc hết date mà vẫn bán thì mất uy tín và vi phạm GPP. Nhập lô nào ghi date lô đó, bán ưu tiên lô gần hết date trước, monthly check lô nào cần trả lại nhà cung cấp.
Xem thêm phần mềm quản lý kho dược phẩm hạn sử dụng tối ưu: giải pháp toàn diện cho nhà thuốc phòng khám về quản lý kho theo hạn sử dụng.
2. Phân biệt thuốc kê đơn và thuốc không kê đơn
Thuốc kê đơn phải lưu đơn thuốc gốc, thuốc không kê đơn bán tự do nhưng phải ghi nhận theo quy định. Tính năng cần: đánh dấu từng sản phẩm là kê đơn hay không, lưu đơn thuốc của khách với thông tin bác sĩ và ngày kê, cảnh báo khi bán thuốc kê đơn mà không có đơn thuốc hợp lệ.
Bán thuốc kê đơn không có đơn là vi phạm quy định và mất giấy phép. Hệ thống phải chặn bán tại quầy khi không có đơn thuốc lưu trong máy.
3. Đơn thuốc khách quen và nhắc mua lại hằng tháng
Khách bệnh mạn tính mua thuốc mỗi tháng: huyết áp, tiểu đường, tuyến giáp. Tính năng cần: lưu đơn thuốc của từng khách, danh sách thuốc định kỳ với số lượng và chu kỳ, nhắc mua lại trước 5 ngày khi đến chu kỳ, cảnh báo khi thuốc trong đơn thay đổi liều.
Khách quen mua lại hằng tháng là doanh thu ổn định nhất của hiệu thuốc. Nhắc đúng ngày thì khách mua của mình, nhắc trễ một tuần thì khách đã mua chỗ khác hoặc tự ý ngưng thuốc.
4. Giá thuốc và chính sách giá theo chương trình
Thuốc generic và thuốc gốc cùng hoạt chất khác giá, chương trình giảm giá cho khách thân thiết, giá bán lẻ theo quy định. Tính năng cần: bảng giá theo sản phẩm và theo chương trình, giá khác nhau cho khách thường và khách thân thiết, ghi nhận lý do điều chỉnh giá để kiểm toán sau.
Báo giá miệng theo cảm tính thì mỗi nhân viên một giá, khách so sánh là mất lòng. Có bảng giá trong máy thì ai tính cũng giống nhau và kiểm toán được.
5. Tính tiền offline và in hóa đơn hợp lệ
Mất mạng giờ cao điểm không được dừng bán thuốc. Tính năng cần: tính tiền và in hóa đơn khi mất mạng, lưu hóa đơn theo số điện thoại khách để tra lại lịch sử mua, xuất báo cáo bán hàng theo ngày cho kiểm toán.
Khách mua thuốc cần hóa đơn để bảo hiểm hoặc để tự theo dõi. In hóa đơn đúng thông tin thì khách hài lòng, thiếu thì khách không quay lại.
6. Báo cáo thuốc bán chạy và thuốc tồn kho
Biết thuốc nào bán chạy, thuốc nào tồn lâu, thuốc nào cận date. Tính năng cần: báo cáo top thuốc bán chạy theo tuần và tháng, báo cáo tồn kho theo hạn sử dụng, báo cáo thuốc kê đơn và không kê đơn theo tỷ lệ.
Báo cáo rõ thì chủ hiệu thuốc biết đặt hàng đúng số lượng, không để vốn bị khóa trong thuốc bán chậm, không để thuốc hết date phải hủy.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm cho nhà thuốc GPP
| Tính năng | Mức bắt buộc | Vì sao |
|---|---|---|
| Kho theo lô và hạn sử dụng | Bắt buộc | Thuốc hết date mà bán là vi phạm GPP |
| Phân biệt kê đơn và không kê đơn | Bắt buộc | Bán thuốc kê đơn không có đơn là vi phạm |
| Đơn thuốc khách quen và nhắc mua lại | Bắt buộc | Doanh thu ổn định từ khách mạn tính |
| Bảng giá theo sản phẩm và chương trình | Bắt buộc | Báo giá miệng thì mỗi nhân viên một giá |
| Tính tiền offline và in hóa đơn | Bắt buộc | Mất mạng không được dừng bán thuốc |
| Báo cáo thuốc bán chạy và tồn kho | Bắt buộc | Biết đặt hàng đúng số lượng |
| Cảnh báo thuốc cận date trước 3 tháng | Nên có | Xử lý kịp trước khi hết date |
| Kiểm toán giá và lịch sử bán | Nên có | Giữ giấy phép GPP lâu dài |
Triển khai cho nhà thuốc GPP
- Tuần 1: nhập tồn kho theo lô và hạn sử dụng; đánh dấu kê đơn/không kê đơn cho toàn bộ thuốc
- Tuần 2: đưa đơn thuốc khách quen vào dùng; chuẩn hóa bảng giá theo sản phẩm và chương trình
- Tuần 3: bật cảnh báo cận date và nhắc mua lại theo chu kỳ từng khách
- Tháng thứ 2: so tỷ lệ thuốc hết date và thuốc bán chậm, điều chỉnh đặt hàng và tồn kho
Kho theo lô và đơn thuốc khách quen là nền. Nhập đúng hai thứ này từ đầu, các tính năng còn lại chỉ là cách dùng chung dữ liệu đó.
Câu hỏi thường gặp
Hiệu thuốc nhỏ có cần phần mềm GPP không?
Cần, vì GPP yêu cầu quản lý lô và hạn sử dụng có hệ thống. Dù nhỏ, bán thuốc hết date cũng vi phạm quy định. Phần mềm giúp chủ hiệu thuốc kiểm soát mà không cần hire thêm nhân viên.
Thuốc cận date xử lý thế nào?
Hệ thống cảnh báo trước 3 tháng. Trả lại nhà cung cấp nếu còn trong thời hạn trả, bán ưu tiên lô gần hết date, hoặc xử lý theo quy trình hủy thuốc đã đăng ký. Không để lọt ra quầy.
Khách mua thuốc không có đơn thì sao?
Thuốc không kê đơn bán tự do theo quy định. Thuốc kê đơn phải có đơn thuốc lưu trong máy. Nhân viên phải hỏi đơn thuốc trước khi bán, hệ thống chặn nếu không có.
Nhiều khách cùng một đơn thuốc thì sao?
Mỗi khách một hồ sơ và một đơn thuốc riêng. Nếu cùng một đơn thuốc của bác sĩ thì lưu đơn gốc một lần, gắn với từng khách mua theo đơn đó. Lịch sử bán tách theo từng khách.
Kết luận
Nhà thuốc GPP thắng bằng kiểm soát từng lô từng đơn và nhắc đúng ngày mua lại. Ba tính năng tạo khác biệt là kho theo lô và hạn sử dụng, đơn thuốc khách quen và nhắc mua lại, và phân biệt kê đơn và không kê đơn. Thêm bảng giá theo sản phẩm, tính tiền offline và in hóa đơn, và báo cáo thuốc bán chạy, hiệu thuốc giữ được khách quen và giấy phép GPP lâu dài mà không phụ thuộc trí nhớ của bất kỳ nhân viên nào.
Bài liên quan:
- Phần Mềm Quản Lý Nhà Thuốc GPP Offline: 6 Tính Năng Bắt Buộc Chủ Hiệu Thuốc Phải Biết
- Phần mềm quản lý kho dược phẩm hạn sử dụng tối ưu: giải pháp toàn diện cho nhà thuốc phòng khám
- Phần Mềm Quản Lý Dữ Liệu Thuốc Offline: Giải Pháp Toàn Diện Cho Nhà Thuốc Hiện Đại
Nguồn ảnh: Pharmacy, shop interior, counter, work của FOTO:Fortepan, Wikimedia Commons — giấy phép CC BY-SA 3.0.
