Phần Mềm Quản Lý Tiệm Điện Lạnh Offline: 6 Tính Năng Theo Dõi Lịch Lắp Máy, Bảo Trì Và Công Nợ Thợ
Tiệm điện lạnh sống bằng hai việc: lắp máy mới và bảo trì máy đã lắp. Lắp thì có lịch hẹn với khách, bảo trì thì có chu kỳ 6 tháng hoặc 1 năm. Cả hai đều là việc phải nhớ, mà thợ thì ngoài đường, chủ tiệm thì không có mặt ở công trình.
Một tiệm 3 thợ làm 40-60 công trình/tháng: lắp máy, vệ sinh, nạp gas, sửa bo mạch. Sai một lịch hẹn là khách chờ cả buổi, sai một lần bảo trì là máy hỏng trong mùa nóng và khách gọi thợ khác. Bài này nêu 6 tính năng phần mềm offline giúp tiệm điện lạnh chạy đúng lịch và biết công trình nào có lãi.
1. Hồ sơ công trình gắn với địa chỉ và máy cụ thể
Mỗi công trình là một hồ sơ: địa chỉ, người liên hệ, số điện thoại, loại máy, công suất, ngày lắp, thợ thực hiện. Tính năng cần: mở hồ sơ trong 2 phút, lưu theo số điện thoại khách để lần sau gõ số là ra, ghi model và số serial của dàn nóng - dàn lạnh, đính kèm ảnh vị trí lắp.
Khách gọi "máy nhà tôi không mát", nhân viên tra số điện thoại là biết ngay máy model gì, lắp năm nào, còn bảo hành không. Không có hồ sơ thì phải hỏi lại khách từ đầu trong khi khách đang nóng ruột.
2. Lịch lắp đặt theo ca thợ, không theo trí nhớ
3 thợ, mỗi thợ 3-4 công trình/ngày, chạy khắp thành phố. Tính năng cần: xếp lịch theo ngày và theo thợ, xem được cả ngày của từng thợ trên một màn hình, chuyển công trình giữa các thợ khi cần, ghi giờ hẹn với khách và trạng thái đã tới / đang làm / xong.
Chủ tiệm buổi sáng nhìn bảng thấy thợ A có 2 công trình cùng giờ ở hai quận khác nhau — đổi ngay trước khi khách phải chờ. Không có bảng lịch thì việc đó chỉ phát hiện khi khách gọi hỏi thợ đâu.
Xem thêm phần mềm quản lý cửa hàng sửa chữa toàn diện giải pháp tối ưu cho mọi quy mô về quy trình nhận máy và trả khách.
3. Chu kỳ bảo trì tự nhắc theo ngày lắp
Máy lắp tháng 4 thì tháng 10 tới kỳ vệ sinh. Tính năng cần: mỗi công trình gắn chu kỳ bảo trì (3, 6, 12 tháng), hệ thống tự sinh danh sách khách cần gọi trong tháng, ghi nhận lần bảo trì đã làm và tự tính kỳ tiếp theo.
Đây là nguồn doanh thu đều nhất của tiệm: 300 khách cũ × 2 lần/năm là 600 lượt bảo trì, không phải đi tìm khách mới. Không nhắc thì khách quên, và khi máy hỏng giữa mùa nóng họ gọi thợ gần nhất chứ không gọi tiệm đã lắp.
4. Vật tư theo mét ống, ký gas và phụ kiện
Ống đồng bán theo mét, dây điện theo mét, gas nạp theo kg — đây là phần dễ thất thoát nhất. Tính năng cần: quản lý vật tư theo đơn vị thực (mét, kg, cái), trừ vật tư vào từng công trình, cảnh báo tồn thấp với ống và gas, báo cáo vật tư tiêu hao theo tháng.
Thợ lấy 5m ống mà ghi 3m thì không ai biết cho tới cuối tháng kiểm kho thấy hụt. Ghi vật tư theo công trình thì mỗi mét đều có chủ, và biết công trình nào tiêu hao bất thường.
5. Công nợ và lương thợ theo công trình
Thợ ăn theo công trình: lắp máy một giá, vệ sinh một giá, nạp gas một giá. Tính năng cần: ghi công thợ vào từng công trình, tính tiền công theo biểu giá nội bộ, cộng dồn cuối kỳ, tách công nợ khách chưa thanh toán và công nợ tiệm còn nợ thợ.
Trả lương bằng sổ tay thì cuối tháng nào cũng cãi nhau về số công trình. Có dữ liệu từng công trình, bảng lương in ra là hết tranh cãi — và biết luôn công trình nào lãi sau khi trừ vật tư và công thợ.
6. Tính tiền offline, in phiếu bảo hành tại công trình
Thợ đứng ở tầng 12 chung cư, wifi không có, vẫn phải thu tiền và in phiếu. Tính năng cần: tính tiền trên máy tính bảng hoặc điện thoại khi mất mạng, in hoặc gửi phiếu bảo hành có serial máy, ghi nhận thanh toán tiền mặt tại công trình và đồng bộ lại khi có mạng.
Thu tiền xong mà không có phiếu thì khách quên mất đã trả, hoặc tiệm quên thu. Phiếu in tại chỗ có serial và thời hạn bảo hành là thứ duy nhất cả hai bên cùng giữ.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm cho tiệm điện lạnh
| Tính năng | Mức bắt buộc | Vì sao |
|---|---|---|
| Hồ sơ công trình gắn địa chỉ, serial máy | Bắt buộc | Khách gọi tới chỉ nói "máy nhà tôi" |
| Lịch theo ca thợ trên một màn hình | Bắt buộc | 3 thợ × 4 công trình, trùng giờ là khách chờ |
| Chu kỳ bảo trì tự nhắc | Bắt buộc | 600 lượt/năm doanh thu đều, không nhắc là mất |
| Vật tư theo mét, kg, cái | Bắt buộc | Ống đồng và gas là chỗ thất thoát lớn nhất |
| Công thợ và lương theo công trình | Bắt buộc | Trả lương bằng sổ tay thì tháng nào cũng cãi |
| Tính tiền và in phiếu offline tại công trình | Bắt buộc | Tầng 12 chung cư không có wifi |
| Chạy trên điện thoại, máy tính bảng | Bắt buộc | Thợ làm việc ngoài đường, không ngồi bàn |
| Báo cáo lãi từng công trình | Bắt buộc | Biết công trình nào nên nhận, công trình nào nên báo giá cao hơn |
Triển khai cho tiệm điện lạnh
- Tuần 1: nhập biểu giá công thợ và giá vật tư; nhập tồn ống đồng, gas, dây điện hiện có
- Tuần 2: tạo hồ sơ công trình cho 20 khách gần nhất; gắn serial máy để tra cứu về sau
- Tuần 3: đưa lịch ca thợ vào dùng hằng ngày; thợ tự cập nhật trạng thái trên điện thoại
- Tháng thứ 2: bật chu kỳ bảo trì cho toàn bộ khách cũ; gọi danh sách khách tới kỳ và đo tỷ lệ đặt lại
Hồ sơ công trình là nền. Nhập serial và ngày lắp cho từng máy ngay từ công trình đầu tiên, vì mọi lần bảo trì và bảo hành về sau đều dựa vào hai con số đó.
Câu hỏi thường gặp
Tiệm chỉ có 2 thợ thì có cần phần mềm không?
Càng ít thợ càng cần, vì chủ tiệm thường vừa làm thợ vừa quản lý. Hai thợ chạy 30 công trình/tháng là 30 lịch hẹn, 30 phiếu thu và 30 lần ghi công — sổ tay không theo kịp, còn phần mềm thì ghi một lần dùng cho cả lương, bảo hành và báo cáo.
Khách gọi sửa gấp ngoài lịch thì xử lý thế nào?
Tạo công trình phát sinh và xếp vào khung giờ trống gần nhất của thợ gần địa chỉ đó. Công trình phát sinh vẫn ghi công thợ và vật tư bình thường, chỉ khác là không nằm trong lịch đặt trước — nếu không ghi thì cuối tháng thiếu công.
Máy đã lắp trước khi dùng phần mềm thì có nhập được không?
Được, và nên nhập. Chỉ cần địa chỉ, số điện thoại, model và ngày lắp gần đúng. Ngày lắp sai vài tuần không ảnh hưởng nhiều tới chu kỳ bảo trì, nhưng có hồ sơ thì khách cũ trở thành danh sách gọi bảo trì ngay tháng sau.
Thợ nghỉ việc thì dữ liệu công trình của họ có mất không?
Không, nếu công trình lưu theo cửa hàng chứ không lưu theo tài khoản thợ. Khi thợ nghỉ, chuyển công trình đang làm sang thợ khác và giữ nguyên lịch sử — cần cho bảo hành và cho việc tính lương những ngày cuối.
Kết luận
Tiệm điện lạnh thắng bằng chạy đúng lịch và biết lãi từng công trình. Ba tính năng tạo khác biệt là hồ sơ công trình gắn serial máy, lịch ca thợ trên một màn hình, và chu kỳ bảo trì tự nhắc. Thêm vật tư theo mét và kg, công thợ tính theo công trình, và tính tiền offline tại công trình, tiệm chuyển từ điều hành bằng điện thoại và trí nhớ sang điều hành bằng dữ liệu — khách cũ thành nguồn doanh thu đều, thợ không còn tranh cãi về công.
Bài liên quan:
- Phần mềm quản lý cửa hàng sửa chữa toàn diện giải pháp tối ưu cho mọi quy mô
- Phần mềm quản lý bảo hành sửa chữa chuyên nghiệp giải pháp toàn diện cho doanh nghiệp của bạn
- Giải pháp toàn diện cho cửa hàng điện máy tối ưu vận hành tăng doanh thu
Nguồn ảnh: Wikimedia Commons — tác giả Mouahé, giấy phép CC BY-SA 4.0.